Organizacja wydarzenia
Kiedy rozpoczyna się Forum Samorządowe?
Forum Samorządowe rozpoczyna się w poniedziałek 7 grudnia.
Gdzie znajdę program wydarzenia?
Przekierowanie do pełnego programu Forum będzie dostępne na naszej stronie internetowej. Program będzie aktualizowany na bieżąco przez cały czas trwania konferencji.
Gdzie będzie dostępna Lista Uczestników?
Przekierowanie do Listy Uczestników Forum będzie dostępne na naszej stronie Internetowej.
Rejestracja
Jak mogę zarejestrować się na Forum Samorządowe?
Formularz rejestracyjny jest dostępny na oficjalnej stronie: https://forum-samorzadowe.pl/
Pełna rejestracja składa się z dwóch etapów.
Wypełnienie formularza I etapu rejestracji oznacza chęć uczestnictwa w Forum Samorządowym oraz wymaga podania danych osobowych, firmy i stanowiska, ale nie kończy procesu rejestracji. Po pozytywnej weryfikacji formularza I etapu, uczestnik otrzymuje na imienny adres mailowy formularz II etapu rejestracji.
W pierwszej kolejności formularz II etapu rejestracji jest wysyłany do osób zaproszonych przez Organizatora oraz do przedstawicieli firm partnerskich.
Kiedy otrzymam link do II etapu rejestracji?
Prosimy o cierpliwość w oczekiwaniu na link. Weryfikacja zgłoszenia może potrwać do 14 dni roboczych.
Uwaga! Wiadomość z linkiem do II etapu rejestracji może trafić do folderu SPAM.
Na czym polega II etap rejestracji?
Formularz II etapu rejestracji to indywidualny formularz uczestnika, który umożliwia rezerwację hotelu, zgłoszenie osoby towarzyszącej (męża/żony), wgranie zdjęcia do materiałów konferencyjnych, opłacenie wszelkich zobowiązań.
Otrzymanie mailowego potwierdzenia pomyślnego wypełnienia formularza II etapu rejestracji i opłacenie zaciągniętych zobowiązań oznacza pełną rejestrację oraz daje prawo do udziału w Forum Samorządowym.
Brak wiadomości mailowej potwierdzającej rejestrację oznacza nieprawidłowe wypełnienie formularza II etapu.
Do kiedy otwarta jest rejestracja na Forum Samorządowe?
Rejestracja będzie otwarta do 30 listopada 2026. Po tym terminie Organizator zastrzega sobie prawo do zamknięcia rejestracji w dowolnym momencie bez uprzedniego powiadomienia.
Czy załączenie zdjęcia podczas rejestracji jest obowiązkowe?
Tak. Poprawnie wgrany plik jest niezbędny do weryfikacji tożsamości.
Zdjęcie zostanie nadrukowane na Państwa imiennym identyfikatorze.
Jak poprawić błąd w danych/literówkę?
Aktualizacji danych można dokonać wyłącznie drogą mailową, pisząc na adres: rejestracja@isw.org.pl. W temacie wiadomości prosimy wpisać „Poprawa danych uczestnika”.
Czy po zakończeniu rejestracji można zarejestrować męża/żonę?
Tak. W tym celu należy wysłać zgłoszenie na adres: rejestracja@isw.org.pl. W temacie wiadomości prosimy wpisać „Rejestracja małżonki/małżonka”. Wiadomość musi zawierać:
- imię i nazwisko głównego Gościa,
- imię i nazwisko oraz zdjęcie męża/żony,
- dane do faktury.
Czy można posiadać równocześnie status „Media” i „Gość”?
Nie. Każdy uczestnik otrzymuje wyłącznie jeden identyfikator uprawniający do wejścia na teren Centrum Konferencyjnego.
Nie ma możliwości wydania dwóch różnych wejściówek dla jednej osoby.
Czy mogę wykupić wejściówkę na jeden konkretny panel?
Nie. Organizator nie przewiduje rejestracji jednodniowych lub na pojedyncze wydarzenia.
Uczestnictwo w Forum jest równoznaczne z zakupieniem pakietu obejmującego 2 dni konferencji.
Kto jest moim opiekunem zgłoszenia?
Każdy rejestrujący się na Forum Samorządowe Gość ma przypisanego opiekuna zgłoszenia, który określa indywidualne warunki uczestnictwa.
Dane kontaktowe do swojego opiekuna można uzyskać poprzez wysłanie wiadomości na adres: forum@isw.org.pl. W temacie wiadomości prosimy wpisać: „Informacje o opiekunie”.
Uczestnictwo
Do kiedy mogę zrezygnować z uczestnictwa w Forum Samorządowym?
W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Forum złożonej do 15 listopada 2026 r. włącznie, opłata za organizację pobytu podlega zwrotowi w ciągu 30 dni od dnia zakończenia Forum.
W przypadku uczestników zarejestrowanych od 16 listopada 2026 r. prawo do bezkosztowej rezygnacji przysługuje do 24 godzin od momentu rejestracji.
Rezygnacja z udziału wymaga formy pisemnej. Należy ją przesłać drogą mailową na adres: rejestracja@isw.org.pl. W temacie wiadomości prosimy wpisać: „Rezygnacja”.
W przypadku rejestracji nieopłaconych Organizator zastrzega sobie prawo do egzekwowania kosztów poniesionych w związku z organizacją pobytu, zgodnie z warunkami określonymi w II etapie rejestracji.
Brak wcześniejszego powiadomienia o rezygnacji z uczestnictwa i niewzięcie udziału w Forum zobowiązuje uczestnika do pokrycia przez niego kosztów organizacji pobytu, hotelu i innych, zgodnie z warunkami zaakceptowanymi w II etapie rejestracji.
Czy można dokonać zamiany zarejestrowanego uczestnika na inną osobę?
Każda zamiana uczestnika wymaga formy pisemnej. Należy ją przesłać drogą mailową na adres: rejestracja@isw.org.pl. W temacie wiadomości prosimy wpisać: „Zamiana uczestnika”. Każda zamiana musi zostać oficjalnie potwierdzona przez Organizatora.
Zgłoszenie zamiany uczestnika poprzez e-mail jest jednoznaczne z akceptacją Regulaminu rejestracji. Zamiany uczestników są możliwe jedynie w ramach tej samej firmy/instytucji.
Zgłoszenie zamiany powinno zawierać:
– imię i nazwisko osoby rezygnującej,
– dane osobowe nowego uczestnika: imię i nazwisko, oficjalne stanowisko w wersji polskiej i angielskiej, imienny e-mail, ewentualnie e-mail kontaktowy, telefon kontaktowy, zdjęcie.
Od 1 grudnia 2026 r. zamiana uczestników skutkuje dodatkową opłatą. Zgłoszenie zamiany musi zawierać dane do faktury.
Identyfikator
Czego potrzebuję, żeby wejść na teren Centrum Konferencyjnego?
Wstęp na teren Centrum Konferencyjnego możliwy jest wyłącznie po okazaniu imiennego identyfikatora.
Identyfikator wydany zostanie na miejscu, wyłącznie na podstawie ważnego dokumentu tożsamości.
Identyfikator należy nosić przy sobie przez cały czas trwania Forum – jego zgubienie będzie skutkować brakiem możliwości ponownego wejścia.
Gdzie i kiedy mogę odebrać Identyfikator?
Identyfikatory uczestnika Forum Samorządowego należy odebrać w punkcie odbioru ID w Hotelu Nosalowy Dwór Resort & SPA Zakopane, ulica Balzera 21c-f, 34-500.
Punkt odbioru ID znajduje się naprzeciwko wejścia do Centrum Konferencyjnego na parterze.
Gość może odebrać Identyfikator przez cały czas trwania konferencji (7-8 grudnia 2027 r.).
Co należy zrobić w przypadku zgubienia Identyfikatora?
W przypadku zgubienia Identyfikatora, należy wyrobić duplikat, co wiąże się z dodatkową opłatą.
W przypadku konieczności wystawienia duplikatu prosimy o osobiste zgłoszenie się do punktu odbioru ID w Centrum Konferencyjnym.
Zalecamy zachowanie szczególnej ostrożności, ponieważ brak Identyfikatora uniemożliwia wejście na teren Centrum Konferencyjnego.
Czym różnią się poszczególne rodzaje Identyfikatorów?
Pomiędzy rolami uczestników występują różnice w dostępie do stref oraz świadczeń:
Identyfikator „Gość” (pełen dostęp)
– Rejestracja na liście uczestników
– Nieograniczona możliwość poruszania się po Centrum Konferencyjnym
– Wstęp na uroczyste gale i bankiety oraz przerwy kawowe
– Możliwość udziału w wydarzeniach towarzyszących (spotkania z autorami, program rekreacyjny i program kulturalny)
Identyfikator „Media”
– Ograniczony dostęp do Centrum Konferencyjnego (brak możliwości wstępu na wybrane wydarzenia specjalne)
– Wstęp na uroczyste gale oraz przerwy kawowe
Informacje hotelowe
W jaki sposób mogę zarezerwować hotel?
Rezerwacji hotelowej dokonuje się bezpośrednio podczas wypełniania formularza II etapu rejestracji, gdzie wyświetlane są aktualnie dostępne obiekty.
Obiekty są podzielone na kilka grup, różniących się standardem oraz ceną.
Liczba miejsc hotelowych jest ograniczona, o dostępności decyduje kolejność zgłoszeń.
Czy mogę odwołać rezerwację hotelu?
Bezkosztowa rezygnacja z rezerwacji hotelowej jest możliwa drogą mailową na adres: hotel@isw.org.pl do 15 listopada 2026 r.
W przypadku uczestników zarejestrowanych od 16 listopada 2026 r. prawo do bezkosztowej rezygnacji przysługuje do 24 godzin od momentu rejestracji.
Jak zakwaterować dwie osoby w jednym pokoju?
W przypadku małżonka/małżonki, Gość samodzielnie może dokwaterować dodatkową osobę podczas wypełniania formularza II etapu rejestracji. Osoba towarzysząca zostanie automatycznie przypisana do Państwa pokoju, a system naliczy odpowiednią dopłatę.
W przypadku innych osób należy wysłać zapytanie drogą mailową na adres: hotel@isw.org.pl.
Dokwaterowanie drugiej osoby jest dodatkowo płatne, a wysokość stawki zależy od standardu wybranej grupy hotelowej.
O której godzinie rozpoczyna się i kończy doba hotelowa?
Godziny zameldowania (check-in) oraz wymeldowania (check-out) różnią się w zależności od wybranego obiektu.
Szczegółowe informacje dotyczące zakwaterowania otrzymają Państwo w wiadomości potwierdzającej rezerwację.
Czy istnieje możliwość przedłużenia rezerwacji hotelowej?
W przypadku chęci przedłużenia rezerwacji o dodatkową dobę/doby prosimy o bezpośredni kontakt z hotelem.
Czy mogę zarezerwować i opłacić parking hotelowy za pośrednictwem Organizatora?
Organizator nie pośredniczy w rezerwacji miejsc parkingowych w hotelach – w tym celu należy kontaktować się bezpośrednio z recepcją danego obiektu.
Catering
Czy w trakcie Forum dla Gości przewidziany jest catering?
Pakiet uczestnictwa w Forum obejmuje przerwy kawowe oraz bankiet. Pakiet nie obejmuje lunchów.
Uczestnicy mogą wykupić je we własnym zakresie w recepcji Hotelu lub w jednej z restauracji.
Pakiet zakwaterowania w hotelach partnerskich zawiera śniadanie.
Pakiet nie obejmuje lunchów i kolacji.
Płatności
Kiedy otrzymam fakturę?
Dokument proforma wystawiany jest w ciągu 48 godzin od zakończenia rejestracji.
Faktura zaliczkowa VAT kończąca sprzedaż lub faktura VAT są wystawiane następnego dnia roboczego po zaksięgowaniu wpłaty na koncie Organizatora.
W jakim terminie należy opłacić fakturę proforma?
Należność wynikającą z faktury proforma należy opłacić w ciągu 7 dni od daty jej wystawienia.
Organizator zastrzega sobie prawo do wprowadzenia płatności wyłącznie poprzez system Przelewy24 na II etapie rejestracji.
Czy mogę opłacić uczestnictwo na miejscu, podczas trwania Forum?
Nie. Organizator nie przewiduje płatności na miejscu. Wszystkie zobowiązania finansowe należy uregulować przed konferencją. Brak zaksięgowanej wpłaty skutkuje odmową wydania identyfikatora.
Gdzie mogę sprawdzić dokładny koszt mojego uczestnictwa w Forum?
Koszt uczestnictwa wyświetla się w formularzu II etapu rejestracji oraz na końcowym potwierdzeniu zgłoszenia (w sekcji „Opłata za organizację pobytu”).
Dlaczego koszty uczestnictwa różnią się pomiędzy uczestnikami?
Wysokość opłaty za organizację pobytu jest ściśle uzależniona od segmentu lub sektora, który reprezentuje uczestnik.
W jakim terminie realizowany jest zwrot kosztów w przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Forum?
W przypadku rezygnacji z uczestnictwa w Forum złożonej do 15 listopada 2026 r. włącznie, opłata za organizację pobytu podlega zwrotowi w ciągu 30 dni od dnia zakończenia konferencji, po otrzymaniu przez Organizatora zaakceptowanej faktury korygującej.
Czy mogę rozdzielić należność na dwie osobne faktury (np. osobno za rejestrację i nocleg)?
Nie. Faktury nie można rozbić na opłatę rejestracyjną i zakwaterowanie. Informację o zakwaterowaniu można dopisać w polu „Uwagi” na dole faktury.
Czy mogę zapłacić online?
Tak. W tym celu należy wybrać opcję płatności on-line, która przekieruje Państwa na serwis Przelewy24.pl, za pośrednictwem, którego można skorzystać z płatności kartą, blikiem lub wygenerować polecenie zapłaty do płatności przelewem tradycyjnym bez konieczności wystawiania faktury proforma.
Informacje dodatkowe i współpraca
W jaki sposób mogę wykupić stoisko?
Jeśli są Państwo zainteresowani ofertą wystawienniczą, prosimy o kontakt na adres: wspolpraca@isw.org.pl. Nasi specjaliści przygotują dla Państwa dedykowaną ofertę.
W jaki sposób mogę zostać partnerem/współorganizować panel?
W celu nawiązania współpracy partnerskiej lub organizacji panelu, prosimy o kontakt na adres: wspolpraca@isw.org.pl. Nasi specjaliści przedstawią Państwu dostępne opcje.